Frühzeitig
Rechtzeitige Meldung
Kritische Auslastungs- und Laufzeitgrenzen werden gemeldet, bevor ein Vertrag ausläuft oder erschöpft ist.
Nextise WORKFLOWS · Einkauf
Nextise liefert einen fertigen Workflow für Ihre Rahmenvertragsüberwachung.
Nextise passt den Ablauf an Ihre Auslastungs- und Meldegrenzen an und setzt ihn in Ihrer bestehenden Systemlandschaft um.
Umsetzbar z. B. mit Microsoft Power Automate, ERP und Microsoft Teams.
Einkauf und Beschaffung mit laufenden RahmenverträgenZeitrahmen nach Prüfung von Vertragsdaten und MeldeschwellenNextise WORKFLOWS · Umsetzung in Ihrer bestehenden Systemlandschaft (z. B. ERP, SharePoint) · Kontrolle im Unternehmen
Workflow activ
Ausgeschöpfte Kontingente und auslaufende Rahmenverträge fallen erst bei der nächsten Bestellung auf.
Wie viel eines Rahmenvertrags bereits abgerufen wurde und wann die Laufzeit endet, wird meist erst geprüft, wenn eine Bestellung ansteht oder scheitert. Bis dahin sind ungünstige Nachverhandlungen oder Lieferengpässe oft nicht mehr zu vermeiden.
Funktionen
- Gleicht Bestellabrufe laufend mit dem vereinbarten Kontingent je Rahmenvertrag ab
- Erkennt sich nähernde Auslastungs- und Laufzeitgrenzen automatisch
- Meldet kritische Vertragszustände an die zuständige Stelle im Einkauf
- Führt eine aktuelle Übersicht aller laufenden Rahmenverträge
Wirkung im Alltag
Auslastung und Laufzeit werden laufend sichtbar statt erst bei der nächsten Bestellung.
Übersichtlich
Zentrale Vertragsübersicht
Alle laufenden Rahmenverträge stehen mit aktuellem Stand in einer gemeinsamen Übersicht.
Planbar
Vorbereitete Nachverhandlung
Verantwortliche erhalten genug Vorlauf, um Nachverhandlung oder Verlängerung rechtzeitig anzustoßen.
So funktioniert es
Vom laufenden Kontingentabgleich bis zur rechtzeitigen Meldung in drei Schritten.
Nextise verbindet Bestellabrufe, Vertragsdaten und bestehende Systeme zu einem einheitlichen Ablauf.
1
Abrufe abgleichen
Bestellabrufe werden laufend dem jeweiligen Rahmenvertrag und seinem Kontingent zugeordnet.
2
Grenzen erkennen
Auslastung und Laufzeit werden gegen die hinterlegten Meldeschwellen geprüft.
3
Rechtzeitig melden
Kritische Vertragszustände werden an die zuständige Stelle im Einkauf gemeldet.
Überwachung folgt Ihren Vertragsregeln, nicht pauschalen Fristen.
Ihre Meldeschwellen bleiben maßgeblich
Nextise bildet die vorhandenen Auslastungs- und Laufzeitgrenzen ab, statt pauschale Fristen vorzugeben.
Einkauf behält den Überblick über alle Verträge
Alle laufenden Rahmenverträge stehen in einer gemeinsamen Übersicht statt verteilt über einzelne Tabellen.
In Ihrer Systemlandschaft kontrolliert betreiben
Der Workflow bleibt in Ihrer bestehenden Umgebung (z. B. ERP, SharePoint) und lässt sich mit der Vertragsfreigabe verbinden.
Einsatz im Unternehmen
Ein einheitlicher Ablauf für Abgleich, Meldung und Übersicht.
EK
Einkauf
Erhält rechtzeitig Meldungen zu Auslastung und Laufzeit und kann Nachverhandlungen frühzeitig einleiten.
LG
Logistik
Erkennt drohende Engpässe bei ausgeschöpften Kontingenten, bevor eine Bestellung scheitert.
GF
Geschaeftsfuehrung
Sieht auf einen Blick, welche Rahmenverträge kurz vor Laufzeitende oder Kontingentgrenze stehen.
BU
Buchhaltung
Erhält aktuelle Vertragsdaten für die Planung künftiger Beschaffungskosten.
Überwachung folgt Ihren Zugriffs- und Meldegrenzen.
Welche Vertragsdaten, Schwellen und Empfänger genutzt werden, wird auf Ihre reale Einkaufs- und Systemlandschaft abgestimmt.
Definierte Meldeschwellen
Der Workflow berücksichtigt ausschließlich die für Auslastung und Laufzeit hinterlegten Schwellen.
Rollenbasierte Meldungen
Nur berechtigte Personen erhalten Meldungen zu Auslastung, Laufzeit und Vertragsstatus.
Kontrollierte Ausnahmebehandlung
Verträge mit unklaren oder fehlenden Kontingentdaten werden markiert und zuständigen Personen zur Prüfung vorgelegt.
Durchgängige Nachvollziehbarkeit
Jede Meldung und jeder Auslastungsstand wird im Vorgang protokolliert und bleibt für berechtigte Rollen einsehbar.
Lieferumfang
- Einen fertig definierten Workflow für Rahmenverträge automatisch überwachen
- Anpassung an Ihre Auslastungs- und Meldegrenzen
- Umsetzung in Ihrer bestehenden Systemlandschaft (z. B. ERP, SharePoint)
- Dokumentierte Ausnahmen und Freigaben
- Übergabe in den produktiven Einkaufsbetrieb
Voraussetzungen
- Ihre bestehenden Rahmenverträge mit Kontingent und Laufzeit
- Die gewünschten Meldeschwellen für Auslastung und Fristablauf
- Die zuständigen Ansprechpersonen je Vertrag
- Die relevanten ERP-/SharePoint-Zugänge
- Einen definierten Ablauf für Nachverhandlung oder Verlängerung
Integration
- ERP
- SharePoint
- Microsoft Teams
FAQ
Häufige Fragen zur automatisierten Rahmenvertragsüberwachung
Die wichtigsten Antworten zu Einführung, Steuerung und Kontrolle im Überwachungsprozess.
Üblich sind Kontingent, Auslastung und Laufzeit je Rahmenvertrag. Die konkreten Meldeschwellen werden nach Ihren bestehenden Vertragsregeln eingerichtet.
Der Vorlauf wird individuell festgelegt, etwa anhand üblicher Kündigungs- oder Verhandlungsfristen in Ihrem Unternehmen.
Ja. Der Ablauf ist auf eine beliebige Anzahl laufender Rahmenverträge mit jeweils eigenen Schwellen ausgelegt.
Ja. Der Workflow wird an vorhandene Systeme angebunden. Welche Felder und Übergaben verfügbar sind, wird vorab mit Ihren Zugriffsmöglichkeiten abgestimmt.
Ihre Vertragsüberwachung gemeinsam prüfen
Wir prüfen gemeinsam, ob dieser Workflow zu Ihrem Beschaffungsprozess passt und wie er in Ihrer bestehenden Systemlandschaft umgesetzt werden kann.
Nächster Schritt
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