Regelbasiert
Einheitliche Prüfung
Vertragswert, Laufzeit und Lieferant werden vor jeder Freigabe nach denselben Kriterien geprüft.
Nextise WORKFLOWS · Einkauf
Nextise liefert einen fertigen Workflow für Ihre Rahmenvertragsfreigabe.
Nextise passt den Ablauf an Ihre Freigabeschwellen und Vertragsregeln an und setzt ihn in Ihrer bestehenden Systemlandschaft um.
Umsetzbar z. B. mit Microsoft Power Automate, SharePoint und Microsoft Teams.
Einkauf und Beschaffung mit wiederkehrenden RahmenvertragsfreigabenZeitrahmen nach Prüfung von Freigaberegeln und VertragsablageNextise WORKFLOWS · Umsetzung in Ihrer bestehenden Systemlandschaft (z. B. SharePoint, ERP) · Kontrolle im Unternehmen
Workflow activ
Rahmenverträge werden per E-Mail freigegeben, ohne dass Regeln oder Fristen einheitlich geprüft werden.
Neue oder geänderte Rahmenverträge laufen über wechselnde E-Mail-Ketten, bevor eine Freigabe erteilt wird. Wer wann welche Version geprüft und freigegeben hat, lässt sich im Nachhinein nur mit Aufwand rekonstruieren.
Funktionen
- Erkennt neue oder geänderte Rahmenverträge aus dem hinterlegten Ablagesystem
- Prüft Vertragswert, Laufzeit und Lieferant gegen Ihre Freigaberegeln
- Leitet die Anfrage an die zuständige Freigabeinstanz weiter
- Dokumentiert jede Freigabe oder Ablehnung mit Zeitpunkt und Begründung
Wirkung im Alltag
Freigaben laufen nach hinterlegten Regeln statt nach wechselnden E-Mail-Ketten.
Zugeordnet
Klare Zuständigkeit
Jede Anfrage geht automatisch an die laut Regelwerk zuständige Freigabeinstanz.
Nachvollziehbar
Lückenlose Dokumentation
Freigabe, Ablehnung und Begründung bleiben je Vertrag mit Zeitpunkt hinterlegt.
So funktioniert es
Vom neuen Vertragsentwurf bis zur dokumentierten Freigabe in drei Schritten.
Nextise verbindet Vertragsablage, Freigaberegeln und bestehende Systeme zu einem einheitlichen Ablauf.
1
Vertrag erkennen
Ein neuer oder geänderter Rahmenvertrag wird im hinterlegten Ablagesystem erkannt und erfasst.
2
Gegen Regeln prüfen
Vertragswert, Laufzeit und Lieferant werden gegen die hinterlegten Freigabeschwellen abgeglichen.
3
Freigabe dokumentieren
Die Entscheidung der zuständigen Instanz wird mit Zeitpunkt und Begründung im Vorgang festgehalten.
Freigaben laufen entlang Ihrer Vertragsregeln, nicht daneben.
Ihre Freigaberegeln bleiben maßgeblich
Nextise bildet die vorhandenen Schwellen und Zuständigkeiten ab, statt eigene Regeln vorzugeben.
Einkauf behält die Kontrolle über den Ablauf
Jede Freigabe bleibt nachvollziehbar und lässt sich jederzeit einsehen statt in Postfächern zu verschwinden.
In Ihrer Systemlandschaft kontrolliert betreiben
Der Workflow bleibt in Ihrer bestehenden Umgebung (z. B. SharePoint, ERP) und lässt sich mit der Vertragsüberwachung verbinden.
Einsatz im Unternehmen
Ein einheitlicher Ablauf für Prüfung, Freigabe und Dokumentation.
EK
Einkauf
Reicht neue Rahmenverträge ein und erhält eine dokumentierte Freigabeentscheidung ohne manuelle Nachverfolgung.
GF
Geschaeftsfuehrung
Erhält Anfragen oberhalb der hinterlegten Schwellen direkt zur eigenen Freigabe.
LG
Recht
Sieht auf einen Blick, welche Vertragsklauseln und Fristen der Freigabe zugrunde lagen.
BU
Buchhaltung
Erhält freigegebene Vertragsdaten für die spätere Bestell- und Rechnungsprüfung.
Freigaben folgen Ihren Zugriffs- und Entscheidungsregeln.
Welche Vertragsdaten, Schwellen und Freigabeinstanzen genutzt werden, wird auf Ihre reale Einkaufs- und Systemlandschaft abgestimmt.
Definierte Freigabeschwellen
Der Workflow berücksichtigt ausschließlich die für den Vertragswert hinterlegten Schwellen.
Rollenbasierte Freigabeentscheidung
Nur berechtigte Personen können eine Freigabe erteilen oder ablehnen.
Kontrollierte Ausnahmebehandlung
Verträge außerhalb der Standardregeln werden markiert und zuständigen Personen zur Prüfung vorgelegt.
Durchgängige Nachvollziehbarkeit
Jede Freigabeentscheidung wird im Vorgang protokolliert und bleibt für berechtigte Rollen einsehbar.
Lieferumfang
- Einen fertig definierten Workflow für Rahmenverträge automatisch freigeben
- Anpassung an Ihre Freigabeschwellen und Vertragsregeln
- Umsetzung in Ihrer bestehenden Systemlandschaft (z. B. SharePoint, ERP)
- Dokumentierte Ausnahmen und Freigaben
- Übergabe in den produktiven Einkaufsbetrieb
Voraussetzungen
- Ihre bestehenden Freigabeschwellen je Vertragswert
- Die zuständigen Freigabeinstanzen je Warengruppe
- Den Ablageort der Rahmenvertragsentwürfe
- Die relevanten SharePoint-/ERP-Zugänge
- Einen definierten Eskalationsweg bei fehlender Rückmeldung
Integration
- SharePoint
- ERP
- Microsoft Teams
FAQ
Häufige Fragen zur automatisierten Rahmenvertragsfreigabe
Die wichtigsten Antworten zu Einführung, Steuerung und Kontrolle im Freigabeprozess.
Üblich sind Vertragswert, Laufzeit und Lieferant. Die konkreten Schwellen werden nach Ihren bestehenden Freigaberegeln eingerichtet.
Auffällige Verträge werden markiert und der zuständigen Person zur Prüfung vorgelegt, bevor eine Freigabe erfolgt.
Ja. Der Ablauf lässt sich auf mehrstufige Freigaben abbilden, etwa je nach Vertragswert oder Warengruppe.
Ja. Der Workflow wird an vorhandene Systeme angebunden. Welche Felder und Übergaben verfügbar sind, wird vorab mit Ihren Zugriffsmöglichkeiten abgestimmt.
Ihren Freigabeprozess gemeinsam prüfen
Wir prüfen gemeinsam, ob dieser Workflow zu Ihrem Freigabeprozess passt und wie er in Ihrer bestehenden Systemlandschaft umgesetzt werden kann.
Nächster Schritt
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