Strukturiert
Einheitliche Vertragsmetadaten
Jeder Vertrag erhält dieselben Angaben zu Partner, Laufzeit und Vertragsart.
Nextise WORKFLOWS · Recht & Compliance
Nextise liefert einen fertigen Workflow für Ihre Vertragsarchivierung.
Nextise passt den Ablauf an Ihre Vertragsarten und Ablagestruktur an und setzt ihn in Ihrer bestehenden Systemlandschaft um.
Umsetzbar z. B. mit Microsoft Power Automate, SharePoint und ERP.
Geschäftsführung und Compliance- bzw. RechtsverantwortlicheZeitrahmen nach Prüfung von Vertragsarten und AblagestrukturNextise WORKFLOWS mit Nextise Amper · Umsetzung in Ihrer bestehenden Systemlandschaft (z. B. SharePoint, ERP) · Kontrolle im Unternehmen
Workflow activ
Unterschriebene Verträge landen unstrukturiert in Ordnern und Postfächern.
Nach der Unterschrift verschwindet ein Vertrag oft in einem lokalen Ordner oder E-Mail-Anhang. Ohne einheitliche Metadaten wie Vertragspartner, Laufzeit oder Vertragsart wird die spätere Suche aufwendig.
Funktionen
- Übernimmt unterschriebene Verträge aus den vereinbarten Eingangskanälen
- Liest Vertragspartner, Laufzeit und Vertragsart strukturiert aus
- Legt den Vertrag mit einheitlichen Metadaten in der Ablage ab
- Macht Verträge für berechtigte Personen zentral auffindbar
Wirkung im Alltag
Verträge sind nach der Unterschrift sofort strukturiert auffindbar.
Auffindbar
Zentrale Ablage statt Einzelordner
Verträge liegen an einem vereinbarten Ort und lassen sich gezielt wiederfinden.
Nachvollziehbar
Dokumentierter Archivierungsstand
Erkennbar ist, welche Verträge bereits archiviert und welche noch offen sind.
So funktioniert es
Von der Unterschrift bis zur strukturierten Ablage in drei geregelten Schritten.
Nextise verbindet den Vertragseingang mit Nextise Amper und Ihrer bestehenden Ablage.
1
Vertrag übernehmen
Der Workflow nimmt den unterschriebenen Vertrag aus dem vereinbarten Eingangskanal entgegen.
2
Angaben auslesen
Nextise Amper liest Vertragspartner, Laufzeit, Vertragsart und weitere vereinbarte Angaben aus dem Dokument aus.
3
Strukturiert archivieren
Der Vertrag wird mit den ausgelesenen Metadaten in Ihrer bestehenden Ablage abgelegt.
Eine produktive Vertragsarchivierung, die in Ihre Systemlandschaft passt.
Fertiger Prozess statt neues Tool
Nextise liefert Prozesslogik, Konzeption und Implementierung und setzt den Ablauf in Ihrer bestehenden Systemlandschaft um, etwa mit SharePoint und Ihrem ERP. Ihr Team beginnt mit dem konkreten Archivierungsprozess und nicht mit einem eigenen Entwicklungsprojekt.
Ihre Ablagestruktur bestimmt den Ablauf
Metadatenfelder, Ordnerstruktur und Zuständigkeiten richten sich nach Ihren internen Vorgaben. Nextise integriert und begleitet den Workflow bis in den laufenden Betrieb.
Ein verbundenes System im Unternehmen
Die Vertragsarchivierung bleibt Teil Ihrer bestehenden, kontrollierten Systemlandschaft und kann mit dem Abgleich von Vertragsfristen verbunden werden.
Einsatz im Unternehmen
Ein Ablauf verbindet alle Beteiligten rund um die Vertragsarchivierung.
RC
Recht & Compliance
Findet archivierte Verträge strukturiert nach Vertragspartner und Vertragsart wieder.
EK
Einkauf
Übergibt unterschriebene Lieferantenverträge direkt in den Archivierungsprozess.
GF
Geschäftsführung
Erhält einen dokumentierten Überblick über den Archivierungsstand aller Verträge.
FB
Facility & Büro
Archiviert Miet- und Dienstleistungsverträge nach demselben einheitlichen Ablauf.
Verträge werden nach Ihren Zugriffs- und Ablagevorgaben verarbeitet.
Vor der Umsetzung legt Nextise gemeinsam mit Ihnen fest, welche Ablagen, Rollen und Systeme beteiligt sind. Die konkrete Betriebsarchitektur wird auf Ihre vorhandene Umgebung abgestimmt.
Freigegebene Eingangskanäle
Der Workflow verarbeitet nur die Kanäle und Ordner, die für den Archivierungsprozess eingerichtet wurden.
Geregelte Zugriffe
Rollen und Berechtigungen orientieren sich an den Zuständigkeiten in Recht, Einkauf und Fachbereichen.
Menschliche Prüfung
Unklare oder unvollständige Vertragsangaben werden zur Prüfung vorgelegt, bevor der Vertrag archiviert wird.
Nachvollziehbarer Betrieb
Ablageort, Metadaten und Status werden im vereinbarten Ablauf dokumentiert und bleiben einsehbar.
Lieferumfang
- Einen fertig definierten Workflow für die Vertragsarchivierung
- Anpassung an Ihre Vertragsarten und Ablagestruktur
- Umsetzung in Ihrer bestehenden Systemlandschaft (z. B. SharePoint, ERP)
- Dokumentierte Ausnahmen und Freigaben für unklare Vertragsangaben
- Übergabe in den produktiven Vertragsbetrieb
Voraussetzungen
- Ihre bestehenden Eingangskanäle für unterschriebene Verträge
- Die gewünschten Metadatenfelder je Vertragsart
- Zugang zu Ihrer Ablage oder Ihrem Dokumentenmanagementsystem
- Zuständigkeiten für unklare oder unvollständige Vertragsangaben
- Eine definierte Ablagestruktur für die archivierten Verträge
Integration
- SharePoint
- ERP
FAQ
Häufige Fragen zur automatischen Vertragsarchivierung
Die wichtigsten Punkte zu Aufwand, Einführung, Kontrolle und Anbindung.
Der Umfang wird auf Ihre bestehenden Vertragsarten zugeschnitten. Typische Ausgangspunkte sind Liefer-, Dienstleistungs- und Mietverträge.
Der Zeitrahmen ergibt sich aus Anzahl der Vertragsarten und der Anbindung an Ihre bestehende Ablage oder Ihr ERP. Diese Punkte werden vor der Umsetzung gemeinsam geprüft.
Für solche Fälle wird ein Prüfweg festgelegt. Der Workflow kennzeichnet den Vertrag und legt ihn einer zuständigen Person vor, bevor er archiviert wird.
Nein. Nextise Amper unterstützt beim strukturierten Erfassen der Metadaten für die Archivierung. Die inhaltliche und rechtliche Prüfung bleibt bei der zuständigen Person in Ihrem Unternehmen.
Ihre Vertragsarchivierung gemeinsam prüfen
Wir prüfen gemeinsam, ob dieser Workflow zu Ihrem Vertragsprozess passt und wie er in Ihrer bestehenden Systemlandschaft umgesetzt werden kann.
Nächster Schritt
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