Nextise Workflows
Wiederkehrende Prozesse laufen automatisch nach Ihrer Geschäftslogik.
Nextise WORKFLOWS · Buchhaltung
Nextise liefert einen fertigen Workflow für Ihre Spesenabrechnung.
Nextise passt den Ablauf an Ihre Spesenrichtlinie und Freigabewege an und setzt ihn in Ihrer bestehenden Systemlandschaft um.
Umsetzbar z. B. mit Microsoft Power Automate, Microsoft Power Apps oder ERP-Anbindung.
Buchhaltung und Mitarbeitende mit regelmäßigen ReisekostenZeitrahmen nach Prüfung von Spesenrichtlinie und BuchhaltungssystemNextise WORKFLOWS · Umsetzung in Ihrer bestehenden Systemlandschaft (z. B. ERP, Power Apps) · Kontrolle im Unternehmen
Nextise Akademie
Workshops & Training, damit Ihr Team KI eigenständig nutzt.
Nextise Consulting
Analyse und Architektur für Situationen jenseits des Standardfalls.
Nextise Business Apps
Individuelle CRM- und Mobile-Apps, verbunden mit Ihrer Wissensbasis.
Nextise CIP
Ihr Unternehmenswissen sofort abrufbar für jeden Mitarbeiter.
Spesenabrechnungen häufen sich, statt zeitnah erstattet zu werden.
Mitarbeitende reichen Reisekosten und Auslagen unregelmäßig ein, oft ohne vollständige Belege oder nach unterschiedlichen Formaten. Die Buchhaltung prüft jede Abrechnung einzeln von Hand, bevor eine Erstattung erfolgen kann.
Funktionen
- Übernimmt Spesenanträge und Belege aus einem freigegebenen Erfassungsweg
- Prüft Angaben nach der vereinbarten Spesenrichtlinie
- Leitet Anträge zur Freigabe an die zuständige Person weiter
- Nutzt dasselbe Nextise-System wie Belegsammler und Rechnungsfreigabe
Wirkung im Alltag
Spesenanträge werden vollständig erfasst und zügig zur Erstattung freigegeben.
Vollständig
Geprüfte Angaben
Anträge werden nach der vereinbarten Spesenrichtlinie auf Vollständigkeit geprüft, bevor sie zur Freigabe gehen.
Zügig
Kürzere Erstattungswege
Anträge erreichen die zuständige Freigabeperson direkt, statt über mehrere Zwischenstationen zu laufen.
Nachvollziehbar
Klarer Bearbeitungsstand
Mitarbeitende und Buchhaltung sehen, ob ein Antrag geprüft, freigegeben oder zur Klärung offen ist.
So funktioniert es
Vom Spesenantrag bis zur Erstattung in drei geregelten Schritten.
Nextise verbindet den Erfassungsweg für Spesen mit dem bestehenden Buchhaltungssystem und bildet daraus einen kontrollierten Ablauf.
1
Antrag übernehmen
Der Workflow übernimmt Spesenanträge samt Belegen aus dem freigegebenen Erfassungsweg.
2
Richtlinie prüfen
Angaben werden nach vereinbarten Grenzwerten und Kategorien der Spesenrichtlinie geprüft.
3
Freigabe einholen
Der geprüfte Antrag wird der zuständigen Person zur Freigabe und anschließenden Erstattung vorgelegt.
Eine produktive Spesenabrechnung, die in Ihre Systemlandschaft passt.
Fertiger Prozess statt neues Tool
Nextise liefert Prozesslogik, Konzeption und Implementierung und setzt den Ablauf in Ihrer bestehenden Systemlandschaft um, etwa mit Power Automate, Power Apps oder ERP. Ihr Team beginnt mit dem konkreten Spesenprozess und nicht mit einem eigenen Entwicklungsprojekt.
Ihre Regeln bestimmen den Ablauf
Spesenrichtlinie, Grenzwerte und Freigabewege richten sich nach Ihrer Organisation. Nextise integriert und begleitet den Workflow bis in den laufenden Betrieb.
Ein verbundenes System im Unternehmen
Die Spesenabrechnung bleibt Teil Ihrer bestehenden, kontrollierten Systemlandschaft und kann mit Belegsammler, Rechnungsfreigabe und weiterem Unternehmenswissen verbunden werden.
Einsatz im Unternehmen
Ein Ablauf verbindet alle Beteiligten rund um die Spesenabrechnung.
BU
Buchhaltung
Erhält geprüfte Spesenanträge mit vollständigen Belegen im bestehenden Arbeitsprozess.
AD
Außendienst
Reicht Reisekosten über einen festgelegten Erfassungsweg ein und sieht den Bearbeitungsstand.
GF
Geschäftsführung
Gibt Spesen über der vereinbarten Grenze frei, ohne einzelne Belege zu sammeln.
EK
Einkauf
Erhält Klarheit über projektbezogene Auslagen im Zusammenhang mit Bestellungen.
Spesendaten werden nach Ihren Zugriffs- und Prüfvorgaben verarbeitet.
Vor der Umsetzung legt Nextise gemeinsam mit Ihnen fest, welche Kategorien, Rollen und Systeme beteiligt sind. Die konkrete Betriebsarchitektur wird auf Ihre vorhandene Umgebung abgestimmt.
Freigegebene Erfassungswege
Der Workflow verarbeitet nur die Formulare und Kanäle, die für die Spesenerfassung eingerichtet wurden.
Geregelte Zugriffe
Rollen und Berechtigungen orientieren sich an den Zuständigkeiten in Buchhaltung und Geschäftsführung.
Menschliche Prüfung
Unklare oder auffällige Anträge werden zur Prüfung vorgelegt, bevor eine Erstattung erfolgt.
Nachvollziehbarer Betrieb
Prüfung und Freigabe werden im vereinbarten Ablauf dokumentiert und bleiben für zuständige Personen einsehbar.
Lieferumfang
- Einen fertig definierten Workflow für die Spesenabrechnung
- Anpassung an Ihre Spesenrichtlinie und Freigabewege
- Umsetzung in Ihrer bestehenden Systemlandschaft (z. B. ERP, Power Apps)
- Dokumentierte Ausnahmen und Freigaben für unklare Spesen
- Übergabe in den produktiven Buchhaltungsbetrieb
Voraussetzungen
- Ihre bestehende Spesenrichtlinie mit Grenzwerten je Kategorie
- Die zuständigen Personen für die Spesenfreigabe
- Zugang zu Ihrem Buchhaltungssystem/ERP
- Einen definierten Erfassungsweg für Anträge und Belege
- Zuständigkeiten für Rückfragen bei unvollständigen Angaben
Integration
- ERP
- Microsoft Power Apps
FAQ
Häufige Fragen zur automatischen Spesenabrechnung
Die wichtigsten Punkte zu Aufwand, Einführung, Kontrolle und Anbindung.
Der Umfang wird auf Ihre Spesenrichtlinie zugeschnitten. Typische Ausgangspunkte sind Reisekosten, Bewirtung und laufende Auslagen mit hinterlegten Grenzwerten.
Der Zeitrahmen ergibt sich aus Umfang der Spesenrichtlinie, dem gewünschten Erfassungsweg und der Anbindung an Ihr Buchhaltungssystem. Diese Punkte werden vor der Umsetzung gemeinsam geprüft.
Für solche Fälle wird ein Prüfweg festgelegt. Der Workflow kennzeichnet den Antrag und legt ihn einer zuständigen Person vor, anstatt unvollständige Angaben automatisch zu erstatten.
Nein. Der Workflow wird an den vorhandenen Prozess angebunden. Welche Übergabe möglich ist, hängt von den verfügbaren Schnittstellen und Zugriffsrechten Ihres Systems ab.
Ihre Spesenabrechnung gemeinsam prüfen
Wir prüfen gemeinsam, ob dieser Workflow zu Ihrer Spesenabrechnung passt und wie er in Ihrer bestehenden Systemlandschaft umgesetzt werden kann.
Nächster Schritt
Bereit für Ihre KI-Infrastruktur?
Nextise begleitet Sie von der ersten Analyse bis zur produktiven Lösung. In 6–10 Wochen einsatzbereit.
Geschäftsführer Nextise GmbH
Lass uns gemeinsam über deine KI-Transformation sprechen
