Vollständig
Zuordnung je Lizenz dokumentiert
Jede Lizenz ist einer Person, einem Team oder einem System zugeordnet.
Nextise WORKFLOWS · IT-Support
Nextise liefert einen fertigen Workflow für Ihre Software-Lizenzverwaltung.
Nextise passt den Ablauf an Ihre Lizenzmodelle und Vertragsregeln an und setzt ihn in Ihrer bestehenden Systemlandschaft um.
Umsetzbar z. B. mit Microsoft Power Automate, Power Apps und Ihrem bestehenden ERP-System.
IT-Administration mit Verantwortung für Softwarebeschaffung und ComplianceZeitrahmen nach Prüfung von Lizenzliste, Verträgen und ERP-AnbindungNextise WORKFLOWS · Umsetzung in Ihrer bestehenden Systemlandschaft (z. B. ERP, Microsoft 365) · Kontrolle im Unternehmen
Workflow activ
Lizenzen laufen ab, ohne dass jemand rechtzeitig Bescheid weiß.
Softwarelizenzen werden über Jahre angeschafft, zugeordnet und selten vollständig dokumentiert. Bei einer Prüfung zeigt sich dann, dass Lizenzen fehlen, doppelt vorhanden sind oder unbemerkt abgelaufen sind.
Funktionen
- Erfasst Lizenzen mit Vertragsart, Anzahl und Zuordnung
- Aktualisiert Zuordnungen bei Ein- und Austritt sowie Rollenwechsel
- Meldet ablaufende Verträge nach hinterlegtem Vorlauf
- Stellt eine aktuelle Übersicht über Lizenznutzung und Compliance bereit
Wirkung im Alltag
Lizenzen sind vollständig zugeordnet und laufen nicht mehr unbemerkt ab.
Rechtzeitig
Verlängerung vor Vertragsende gemeldet
Ablaufende Lizenzen werden nach hinterlegtem Vorlauf an die zuständige Stelle gemeldet.
Prüfbar
Übersicht für Audits und Kostenkontrolle
Nutzung und Vertragsstatus sind für interne Prüfungen jederzeit einsehbar.
So funktioniert es
Von der Lizenzerfassung bis zur rechtzeitigen Verlängerung in drei geregelten Schritten.
Nextise verbindet Ihre Lizenzverträge mit einem festen Zuordnungs- und Meldeprozess.
1
Lizenzen erfassen
Lizenzen werden mit Vertragsart, Anzahl und Zuordnung im Bestand angelegt.
2
Zuordnung aktualisieren
Ein- und Austritte sowie Rollenwechsel werden nach hinterlegten Regeln im Lizenzbestand nachgezogen.
3
Verlängerung melden
Ablaufende Verträge werden nach vereinbartem Vorlauf an die zuständige Stelle gemeldet.
Eine produktive Lizenzverwaltung, die in Ihre Systemlandschaft passt.
Fertiger Prozess statt verstreute Listen
Nextise liefert Prozesslogik, Konzeption und Implementierung und setzt den Ablauf in Ihrer bestehenden Systemlandschaft um, etwa mit Power Automate, Power Apps und Ihrem ERP-System. Ihr Team beginnt mit einer konkreten Lizenzverwaltung statt mit verstreuten Listen.
Ihre Vertragsregeln bestimmen den Ablauf
Vorlaufzeiten, Zuständigkeiten und Meldewege richten sich nach Ihrer Beschaffungsorganisation. Nextise integriert und begleitet den Workflow bis in den laufenden Betrieb.
Eine verbundene Kostenübersicht
Der Lizenzbestand bleibt Teil Ihrer bestehenden Systemlandschaft und kann mit der Geräteverwaltung und weiteren IT-Support-Workflows verbunden werden.
Einsatz im Unternehmen
Ein Ablauf verbindet Lizenzbestand, Zuordnung und Vertragsfristen.
IT
IT-Administration
Erhält eine aktuelle Lizenzübersicht statt verstreuter Einzellisten.
EK
Einkauf
Erhält rechtzeitig Hinweise zu anstehenden Verlängerungen für die Vertragsplanung.
FB
Fachbereiche
Nutzen zugeordnete Lizenzen, ohne separat bei der IT nachzufragen.
GF
Geschäftsführung
Erhält Transparenz über Lizenzkosten und Vertragslaufzeiten.
Lizenzdaten werden nach Ihren Erfassungs- und Zugriffsvorgaben gepflegt.
Vor der Umsetzung legt Nextise gemeinsam mit Ihnen fest, welche Lizenzkategorien, Rollen und Systeme an der Verwaltung beteiligt sind. Die konkrete Betriebsarchitektur wird auf Ihre vorhandene Umgebung abgestimmt.
Einheitliche Erfassungsregeln
Lizenzen werden ausschließlich nach den vereinbarten Vertragsarten und Pflichtangaben erfasst.
Geregelte Zugriffe
Zugriff auf die Lizenzübersicht richtet sich nach Rolle und Zuständigkeit im Unternehmen.
Menschliche Prüfung bei Sonderlizenzen
Abweichende oder projektbezogene Lizenzen werden einer zuständigen Person zur Prüfung vorgelegt.
Nachvollziehbarer Betrieb
Jede Zuordnung und Vertragsänderung ist im Bestand dokumentiert und für die IT einsehbar.
Lieferumfang
- Einen fertig definierten Workflow für die Software-Lizenzverwaltung
- Anpassung an Ihre Lizenzmodelle und Vertragsregeln
- Umsetzung in Ihrer bestehenden Systemlandschaft (z. B. ERP, Microsoft 365)
- Dokumentierte Ausnahmen für Sonderlizenzen
- Übergabe in den produktiven IT-Betrieb
Voraussetzungen
- Ihre bestehende Lizenzliste oder Vertragsübersicht
- Die vereinbarten Vorlaufzeiten für Verlängerungen
- Zugang zu Ihrem ERP- oder Vertragssystem
- Zuständigkeiten für Beschaffung und Vertragsprüfung
- Einen definierten Meldeweg für ablaufende Lizenzen
Integration
- ERP
- Datenbank
- Microsoft 365
FAQ
Häufige Fragen zur automatischen Software-Lizenzverwaltung
Die wichtigsten Punkte zu Aufwand, Einführung, Kontrolle und Anbindung.
Der Umfang wird auf Ihre bestehenden Lizenzmodelle zugeschnitten, etwa Einzelplatz-, Volumen- oder Abonnementlizenzen.
Der Vorlauf wird nach Ihren Beschaffungswegen und Kündigungsfristen festgelegt und vor der Umsetzung gemeinsam geprüft.
Für solche Fälle wird ein Prüfweg festgelegt. Der Workflow kennzeichnet den Vorgang und legt ihn einer zuständigen Person vor.
Nein. Der Workflow wird an die vorhandene Vertragsverwaltung angebunden und ergänzt sie um die laufende Lizenzzuordnung.
Ihren Lizenzverwaltungsprozess gemeinsam prüfen
Wir prüfen gemeinsam, ob dieser Workflow zu Ihrem Lizenzverwaltungsprozess passt und wie er in Ihrer bestehenden Systemlandschaft umgesetzt werden kann.
Nächster Schritt
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