Erkannt
Änderungen werden nicht übersehen
Neue Versionen der festgelegten Richtliniendokumente werden zuverlässig erkannt.
Nextise WORKFLOWS · Recht & Compliance
Nextise liefert einen fertigen Workflow für Ihre Verfolgung von Richtlinien-Änderungen.
Nextise passt den Ablauf an Ihre Richtlinienstruktur und betroffenen Rollen an und setzt ihn in Ihrer bestehenden Systemlandschaft um.
Umsetzbar z. B. mit Microsoft Power Automate, SharePoint und Microsoft Teams.
Geschäftsführung und Compliance-VerantwortlicheZeitrahmen nach Prüfung von Richtlinienstruktur und AblageNextise WORKFLOWS mit Nextise Amper · Umsetzung in Ihrer bestehenden Systemlandschaft (z. B. SharePoint, Microsoft Teams) · Kontrolle im Unternehmen
Workflow activ
Neue Richtlinienversionen erreichen nicht alle Betroffenen zuverlässig.
Wird eine interne Richtlinie geändert, hängt die Information darüber oft an einer einzelnen E-Mail oder einem Hinweis im Intranet. Mitarbeitende arbeiten dann unbemerkt mit einer veralteten Version weiter.
Funktionen
- Erkennt neue Versionen festgelegter Richtliniendokumente
- Vergleicht die Änderung mit der zuletzt bekannten Version
- Ordnet die Änderung den betroffenen Rollen und Bereichen zu
- Informiert betroffene Personen über die aktualisierte Richtlinie
Wirkung im Alltag
Richtlinien-Änderungen erreichen die betroffenen Rollen zuverlässig.
Zugeordnet
Klare Betroffenheit
Jede Änderung wird den passenden Rollen und Bereichen zugeordnet.
Informiert
Gezielte Benachrichtigung
Betroffene Personen erhalten einen Hinweis auf die aktualisierte Richtlinie.
So funktioniert es
Von der neuen Version bis zur gezielten Information in drei geregelten Schritten.
Nextise verbindet Ihre bestehende Richtlinienablage mit Nextise Amper und einem strukturierten Informationsablauf.
1
Änderung erkennen
Der Workflow erkennt, wenn ein festgelegtes Richtliniendokument in einer neuen Version vorliegt.
2
Änderung einordnen
Nextise Amper vergleicht die neue mit der zuletzt bekannten Version und ordnet die Änderung den betroffenen Rollen zu.
3
Betroffene informieren
Die zuständigen Personen und Bereiche erhalten einen Hinweis auf die aktualisierte Richtlinie.
Eine produktive Richtlinienverfolgung, die in Ihre Systemlandschaft passt.
Fertiger Prozess statt neues Tool
Nextise liefert Prozesslogik, Konzeption und Implementierung und setzt den Ablauf in Ihrer bestehenden Systemlandschaft um, etwa mit SharePoint und Microsoft Teams. Ihr Team beginnt mit dem konkreten Verfolgungsprozess und nicht mit einem eigenen Entwicklungsprojekt.
Ihre Richtlinienstruktur bestimmt den Ablauf
Zuordnung zu Rollen, Freigabewege und Kommunikationskanäle richten sich nach Ihren internen Vorgaben. Nextise integriert und begleitet den Workflow bis in den laufenden Betrieb.
Ein verbundenes System im Unternehmen
Die Richtlinienverfolgung bleibt Teil Ihrer bestehenden, kontrollierten Systemlandschaft und kann mit der Nachverfolgung von Pflichtschulungen verbunden werden.
Einsatz im Unternehmen
Ein Ablauf verbindet alle Beteiligten rund um Richtlinien-Änderungen.
RC
Recht & Compliance
Behält den Überblick, welche Richtlinien aktuell geändert wurden und wer informiert wurde.
GF
Geschäftsführung
Erhält einen dokumentierten Nachweis über die Kommunikation wichtiger Richtlinien-Änderungen.
HR
Personalabteilung
Wird bei Änderungen an arbeitsrechtlich relevanten Richtlinien eingebunden.
FK
Führungskräfte
Erhalten gezielte Hinweise für Richtlinien, die ihren Bereich betreffen.
Richtlinien-Änderungen werden nach Ihren Zugriffs- und Freigabevorgaben verarbeitet.
Vor der Umsetzung legt Nextise gemeinsam mit Ihnen fest, welche Dokumente, Rollen und Systeme beteiligt sind. Die konkrete Betriebsarchitektur wird auf Ihre vorhandene Umgebung abgestimmt.
Freigegebene Dokumente
Der Workflow verfolgt nur die Richtliniendokumente, die für den Prozess festgelegt wurden.
Geregelte Zugriffe
Rollen und Berechtigungen orientieren sich an den Zuständigkeiten in Compliance und den Fachbereichen.
Menschliche Prüfung
Unklare Zuordnungen werden zur Prüfung vorgelegt, bevor eine Benachrichtigung versendet wird.
Nachvollziehbarer Betrieb
Version, Zuordnung und Benachrichtigung werden im vereinbarten Ablauf dokumentiert und bleiben einsehbar.
Lieferumfang
- Einen fertig definierten Workflow für die Verfolgung von Richtlinien-Änderungen
- Anpassung an Ihre Richtlinienstruktur und Versionsregeln
- Umsetzung in Ihrer bestehenden Systemlandschaft (z. B. SharePoint, Microsoft Teams)
- Dokumentierte Ausnahmen und Freigaben für unklare Änderungen
- Übergabe in den produktiven Compliance-Betrieb
Voraussetzungen
- Ihre bestehenden Richtliniendokumente und deren Ablageort
- Die Zuordnung von Richtlinien zu betroffenen Rollen und Bereichen
- Zugang zu Ihrer Dokumentenablage oder Ihrem Intranet
- Zuständigkeiten für die Freigabe neuer Richtlinienversionen
- Einen definierten Kommunikationsweg für Änderungshinweise
Integration
- SharePoint
- Microsoft Teams
- Microsoft 365
FAQ
Häufige Fragen zur Verfolgung von Richtlinien-Änderungen
Die wichtigsten Punkte zu Aufwand, Einführung, Kontrolle und Anbindung.
Der Umfang wird auf Ihre bestehenden Richtliniendokumente zugeschnitten. Typische Ausgangspunkte sind Datenschutz-, Sicherheits- und Verhaltensrichtlinien.
Der Zeitrahmen ergibt sich aus Anzahl der Richtlinien und der Anbindung an Ihre bestehende Ablage. Diese Punkte werden vor der Umsetzung gemeinsam geprüft.
Für solche Fälle wird ein Prüfweg festgelegt. Der Workflow kennzeichnet die Änderung und legt sie einer zuständigen Person zur Klärung vor, bevor eine Benachrichtigung erfolgt.
Nein. Nextise Amper unterstützt beim Erkennen und Einordnen der Änderung. Die inhaltliche Bewertung und Freigabe bleibt bei der zuständigen Person in Ihrem Unternehmen.
Ihre Richtlinienverfolgung gemeinsam prüfen
Wir prüfen gemeinsam, ob dieser Workflow zu Ihrem Richtlinienprozess passt und wie er in Ihrer bestehenden Systemlandschaft umgesetzt werden kann.
Nächster Schritt
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