Nextise Workflows
Wiederkehrende Prozesse laufen automatisch nach Ihrer Geschäftslogik.
Nextise WORKFLOWS · Projektmanagement
Nextise liefert einen fertigen Workflow für Ihre Projektzeiterfassung.
Nextise passt den Ablauf an Ihre Erfassungsregeln und Abrechnungsvorgaben an und setzt ihn in Ihrer bestehenden Systemlandschaft um.
Umsetzbar z. B. mit Microsoft Power Automate, ERP und Microsoft 365.
Projektleitung und PMO in projektgetriebenen UnternehmenZeitrahmen nach Prüfung von Zeiterfassungsquellen und KostenträgerstrukturNextise WORKFLOWS · Umsetzung in Ihrer bestehenden Systemlandschaft (z. B. ERP, Power Automate) · Kontrolle im Unternehmen
Nextise Akademie
Workshops & Training, damit Ihr Team KI eigenständig nutzt.
Nextise Consulting
Analyse und Architektur für Situationen jenseits des Standardfalls.
Nextise Business Apps
Individuelle CRM- und Mobile-Apps, verbunden mit Ihrer Wissensbasis.
Nextise CIP
Ihr Unternehmenswissen sofort abrufbar für jeden Mitarbeiter.
Projektzeiten werden erfasst, aber selten vollständig zusammengeführt.
Mitarbeitende tragen Zeiten in unterschiedlichen Tools, Tabellen oder Papierformularen ein. Am Monatsende führt die Projektleitung die Angaben manuell zusammen, bevor Abrechnung und Controlling damit arbeiten können.
Funktionen
- Übernimmt Zeiterfassungseinträge aus den vereinbarten Quellen
- Ordnet Einträge dem richtigen Projekt und Kostenträger zu
- Konsolidiert die Angaben nach Ihren Erfassungsregeln für Abrechnung und Controlling
- Nutzt dasselbe Nextise-System wie Projektfreigabe und Kostennachkalkulation
Wirkung im Alltag
Projektzeiten kommen vollständig und zugeordnet bei Abrechnung und Controlling an.
Zusammengeführt
Ein konsolidierter Stand
Zeiterfassungseinträge aus den vereinbarten Quellen laufen in einem gemeinsamen Prozess zusammen.
Zugeordnet
Klare Kostenträger
Einträge werden nach den vereinbarten Regeln dem richtigen Projekt zugeordnet.
Nachvollziehbar
Erkennbare Lücken
Fehlende oder unvollständige Einträge werden sichtbar gemacht, statt erst bei der Abrechnung aufzufallen.
So funktioniert es
Vom Zeiteintrag bis zur Abrechnung in drei geregelten Schritten.
Nextise verbindet die vorhandenen Zeiterfassungsquellen mit dem bestehenden Projekt- und Abrechnungssystem und bildet daraus einen kontrollierten Ablauf.
1
Einträge übernehmen
Der Workflow nimmt Zeiterfassungseinträge aus den vereinbarten Quellen und Kanälen entgegen.
2
Projekt zuordnen
Einträge werden nach den vereinbarten Regeln dem passenden Projekt und Kostenträger zugeordnet.
3
Konsolidiert übergeben
Die zusammengeführten Angaben werden an Abrechnung und Controlling übergeben.
Eine produktive Zeiterfassung, die in Ihre Systemlandschaft passt.
Fertiger Prozess statt neues Tool
Nextise liefert Prozesslogik, Konzeption und Implementierung und setzt den Ablauf in Ihrer bestehenden Systemlandschaft um, etwa mit ERP, Power Automate oder Ihrem Zeiterfassungstool. Ihr Team beginnt mit der konkreten Zeiterfassung und nicht mit einem eigenen Entwicklungsprojekt.
Ihre Erfassungsregeln bestimmen den Ablauf
Zuordnungslogik, Kostenträger und Prüfschritte richten sich nach Ihrem Projektcontrolling. Nextise integriert und begleitet den Workflow bis in den laufenden Betrieb.
Ein verbundenes System im Unternehmen
Die Zeiterfassung bleibt Teil Ihrer bestehenden, kontrollierten Systemlandschaft und kann mit Projektfreigabe, Kostennachkalkulation und weiterem Projektwissen verbunden werden.
Einsatz im Unternehmen
Ein Ablauf verbindet alle Beteiligten rund um die Projektzeit.
PL
Projektleitung
Sieht den konsolidierten Zeitstand des eigenen Projekts ohne manuelle Zusammenführung.
BU
Buchhaltung
Erhält zugeordnete Zeiten als Grundlage für die Projektabrechnung.
PM
PMO
Nutzt konsolidierte Zeitdaten für die projektübergreifende Auswertung.
GF
Geschäftsführung
Sieht den Zeitaufwand je Projekt, ohne einzelne Tabellen abzufragen.
Zeiterfassungsdaten werden nach Ihren Zugriffs- und Prüfvorgaben verarbeitet.
Vor der Umsetzung legt Nextise gemeinsam mit Ihnen fest, welche Quellen, Rollen und Systeme beteiligt sind. Die konkrete Betriebsarchitektur wird auf Ihre vorhandene Umgebung abgestimmt.
Freigegebene Quellen
Der Workflow verarbeitet nur die Zeiterfassungssysteme und Kanäle, die für den Prozess eingerichtet wurden.
Geregelte Zugriffe
Rollen und Berechtigungen orientieren sich an den Zuständigkeiten in Projektleitung und Buchhaltung.
Menschliche Prüfung
Unvollständige oder unklare Einträge werden zur Prüfung vorgelegt, bevor sie in die Abrechnung übernommen werden.
Nachvollziehbarer Betrieb
Erfassung und Zuordnung werden im vereinbarten Ablauf dokumentiert und bleiben für zuständige Personen einsehbar.
Lieferumfang
- Einen fertig definierten Workflow für die Projektzeiterfassung
- Anpassung an Ihre Erfassungsregeln und Kostenträger
- Umsetzung in Ihrer bestehenden Systemlandschaft (z. B. ERP, Zeiterfassungstool)
- Dokumentierte Ausnahmen für fehlende oder korrigierte Einträge
- Übergabe in den produktiven Projektmanagement-Betrieb
Voraussetzungen
- Ihre aktuellen Zeiterfassungsquellen und -kanäle
- Die vereinbarten Zuordnungsregeln zu Projekten und Kostenträgern
- Zugang zu Ihrem ERP- oder Zeiterfassungssystem
- Zuständigkeiten für die Prüfung unvollständiger Einträge
- Einen definierten Erfassungsrhythmus (z. B. wöchentlich)
Integration
- ERP
- Microsoft 365
- Zeiterfassungstool
FAQ
Häufige Fragen zur automatischen Projektzeiterfassung
Die wichtigsten Punkte zu Aufwand, Einführung, Kontrolle und Anbindung.
Der Umfang wird auf Ihre vorhandenen Systeme zugeschnitten. Typische Ausgangspunkte sind ein Zeiterfassungstool und ergänzende Tabellen aus einzelnen Projektteams.
Der Zeitrahmen ergibt sich aus Anzahl der Zeiterfassungsquellen, den vereinbarten Zuordnungsregeln und der Anbindung an Ihr ERP. Diese Punkte werden vor der Umsetzung gemeinsam geprüft.
Für solche Fälle wird ein Prüfweg festgelegt. Der Workflow kennzeichnet die Lücke und legt sie einer zuständigen Person zur Nacherfassung vor, statt automatisch Werte zu ergänzen.
Nein. Der Workflow wird an das vorhandene Zeiterfassungssystem angebunden. Welche Übergabe möglich ist, hängt von den verfügbaren Schnittstellen und Zugriffsrechten Ihres Systems ab.
Ihre Projektzeiterfassung gemeinsam prüfen
Wir prüfen gemeinsam, ob dieser Workflow zu Ihrer Zeiterfassung passt und wie er in Ihrer bestehenden Systemlandschaft umgesetzt werden kann.
Nächster Schritt
Bereit für Ihre KI-Infrastruktur?
Nextise begleitet Sie von der ersten Analyse bis zur produktiven Lösung. In 6–10 Wochen einsatzbereit.
Geschäftsführer Nextise GmbH
Lass uns gemeinsam über deine KI-Transformation sprechen
