Schneller
Kürzere Zustellwege
Gescannte Post erreicht die zuständige Person deutlich früher als über die klassische Hauspostrunde.
Nextise WORKFLOWS · Facility & Büroorganisation
Nextise liefert einen fertigen Workflow für Ihre Posteingangsverarbeitung.
Nextise passt den Ablauf an Ihre Zuständigkeiten und Verteilregeln an und setzt ihn in Ihrer bestehenden Systemlandschaft um.
Umsetzbar z. B. mit Microsoft Power Automate, SharePoint oder M365.
Facility-Management und Office-Management mit zentraler PoststelleZeitrahmen nach Prüfung von Scanprozess, Verteilregeln und ZuständigkeitenNextise WORKFLOWS · Umsetzung in Ihrer bestehenden Systemlandschaft (z. B. SharePoint, Power Automate) · Kontrolle im Unternehmen
Workflow activ
Papierpost bremst digitale Abläufe aus.
Eingehende Briefe und Dokumente werden häufig manuell geöffnet, sortiert und per Hauspost weitergegeben. Dadurch entstehen Verzögerungen, unklare Zuständigkeiten und fehlende Nachweise, wann welches Schreiben wo angekommen ist.
Funktionen
- Erfasst gescannte Posteingänge strukturiert
- Erkennt Absender, Dokumentart und Zielabteilung
- Leitet Scans automatisch an die zuständige Person weiter
- Dokumentiert Eingang und Zustellung für den Nachweis
Wirkung im Betrieb
Post wird schneller erfasst, zugeordnet und nachvollziehbar zugestellt.
Klar
Eindeutige Zuordnung
Absender, Dokumentart und Zielabteilung werden nach festen Regeln erkannt statt manuell sortiert.
Nachweisbar
Dokumentierter Eingang
Eingang und Zustellung jedes Schreibens sind im Prozess nachvollziehbar hinterlegt.
So funktioniert es
Vom Posteingang bis zur zuständigen Person in drei geregelten Schritten.
Nextise verbindet Ihren Scanprozess mit Verteilregeln und bestehenden Systemen zu einem Ablauf, der Post automatisch erfasst und weiterleitet.
1
Posteingang erfassen
Eingehende Sendungen werden gescannt und dem Workflow als digitales Dokument übergeben.
2
Zuordnung nach Regeln
Absender, Dokumentart und Zielabteilung werden anhand der abgestimmten Verteilregeln erkannt und zugeordnet.
3
Weiterleitung und Nachweis
Der Scan wird an die zuständige Person übergeben, Eingang und Zustellung werden dokumentiert.
Ein Postworkflow, der zu Ihrer Poststelle und Ihren Abläufen passt.
Auf bestehendem Scanprozess aufsetzen
Nextise übernimmt Ihren vorhandenen Scanablauf und übersetzt ihn in einen klaren, wiederholbaren Verteilprozess.
Integration statt zusätzlicher Insellösung
Der Workflow wird mit Ihrem Dokumentenablage- und E-Mail-System verbunden, statt eine weitere Plattform einzuführen.
Kontrollierbar ausbauen
Der erste Ablauf bleibt Teil Ihrer bestehenden Systemlandschaft und kann schrittweise um weitere Standorte oder Dokumentarten ergänzt werden.
Einsatz im Unternehmen
Ein koordinierter Ablauf für alle beteiligten Bereiche.
FB
Facility & Büroorganisation
Behält den gesamten Posteingang im Blick, ohne Sendungen einzeln von Hand zu verteilen.
GF
Geschäftsführung
Erhält wichtige Schreiben schneller und nachvollziehbar, ohne bei der Poststelle nachzufragen.
MA
Mitarbeitende
Erhalten relevante Post digital und direkt, unabhängig vom eigenen Standort im Gebäude.
EK
Einkauf
Bekommt Rechnungen und Lieferdokumente zuverlässig zugeordnet, statt sie in der Papierpost zu suchen.
Postdaten werden nach klaren Prozess- und Architekturregeln verarbeitet.
Vor der Einführung werden Rollen, Datenwege und Übergaben gemeinsam festgelegt. Der Ablauf wird nur mit den freigegebenen Quellen und Schnittstellen umgesetzt.
Freigegebene Verteilregeln
Der Workflow ordnet Post ausschließlich nach den abgestimmten Zuordnungs- und Verteilkriterien zu.
Rollenbasierter Zugriff
Gescannte Dokumente sind nur für die jeweils zuständige Person oder Abteilung einsehbar.
Prüfschritte bei Unklarheit
Nicht eindeutig zuordenbare Sendungen werden gekennzeichnet und in einen definierten Prüfweg gegeben.
Architektur- und Übergabeprüfung
Vor dem Go-live werden Scan-, Ablage- und Zustellprozess im Zielsystem geprüft, damit die Übergabe stabil läuft.
Lieferumfang
- Einen fertig definierten Workflow für die Postdigitalisierung
- Anpassung an Ihre Verteilregeln und Zuständigkeiten
- Umsetzung in Ihrer bestehenden Systemlandschaft (z.B. SharePoint)
- Dokumentierte Ausnahmen und Freigaben
- Übergabe in produktiven Facility-Betrieb
Voraussetzungen
- Ihren bestehenden Scanprozess oder ein Scangerät
- Die zu verwendenden Verteil- und Zuordnungsregeln
- Zuständigkeiten je Abteilung oder Poststelle
- Zugang zu Ihrem Dokumentenablage- oder E-Mail-System
- Einen definierten Weg für nicht zuordenbare Post
Integration
- SharePoint
- M365
FAQ
Häufige Fragen zur automatischen Postdigitalisierung
Die wichtigsten Punkte zu Einführung, Steuerung, Kontrolle und Erweiterung.
Die Post wird über Ihren bestehenden Scanprozess oder ein Scangerät digitalisiert. Der Workflow übernimmt die gescannten Dokumente und übergibt sie in den weiteren Ablauf.
Sendungen, die sich nicht eindeutig einer Abteilung zuordnen lassen, werden gekennzeichnet und über einen abgestimmten Prüfweg an die zuständige Stelle weitergegeben.
Der Zugriff auf gescannte Dokumente folgt den vereinbarten Rollen. Nur die zuständige Person oder Abteilung erhält Einsicht in die jeweilige Sendung.
Ja. Nach einem stabilen ersten Ablauf lassen sich weitere Standorte, Poststellen oder Dokumentarten schrittweise ergänzen, sofern Scanprozess und Verteilregeln entsprechend angebunden sind.
Ihren Postprozess gemeinsam prüfen
Wir prüfen gemeinsam, ob dieser Workflow zu Ihrer Posteingangsverarbeitung passt und wie er in Ihrer bestehenden Systemlandschaft umgesetzt werden kann.
Nächster Schritt
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