Wie bereiten wir unser Wissen vor, bevor wir eine KI-Lösung einführen?
Firmenwissen sollte vor der KI-Einführung grob nach Themen sortiert, von offensichtlich veralteten Duplikaten befreit und mit klaren Zugriffsrechten versehen werden — eine KI kann unstrukturiertes Wissen zwar durchsuchbar machen, übernimmt aber auch dessen Unordnung und Fehler unverändert.
Der Wunsch, eine KI löse das bestehende Dokumentenchaos automatisch, hält der Praxis selten stand — ein gewisses Maß an Vorarbeit bleibt notwendig.
Vorher/Nachher: Vorbereitung eines Wissens-Assistenten
Vorher liegen Anleitungen, Vorlagen und interne Regeln über E-Mail-Postfächer, SharePoint-Ordner und private Ablagen verteilt, teils in mehreren, widersprüchlichen Versionen.
Nachher werden die wichtigsten Dokumente vorab in einem zentralen Ordner gesammelt, offensichtlich veraltete Versionen aussortiert und Zugriffsrechte je Themenbereich festgelegt, bevor der Wissens-Assistent daran angebunden wird.
Beispielrechnung zum Vorbereitungsaufwand
Beispielrechnung: Die Sichtung und grobe Sortierung von rund 200 Dokumenten dauert bei 5 Minuten pro Dokument etwa 16,7 Stunden; bei 40 Euro Stundensatz sind das rund 670 Euro einmaliger Aufwand — eine überschaubare Investition, verglichen mit dem Risiko, dass der Assistent sonst regelmäßig veraltete oder widersprüchliche Informationen ausgibt.
Warum dieser Schritt oft übersprungen wird
Die Erwartung, die KI werde die Struktur „automatisch mitliefern", führt häufig dazu, dass unsortiertes Wissen unverändert angebunden wird — das Ergebnis sind Antworten, die zwar schnell kommen, aber nicht verlässlicher sind als das ursprüngliche Chaos.
Wann eine aufwendige Vorstrukturierung nicht nötig ist
Bei bereits gut gepflegten, einheitlichen Wissensdatenbanken mit klaren Versionen ist der Vorbereitungsaufwand entsprechend geringer — vollständig entfällt er aber auch dort selten.
Wann passt es — und wann eher nicht
Wann passt es
- Es gibt bereits eine grobe thematische Struktur der wichtigsten Dokumente
- Offensichtlich veraltete Duplikate wurden identifiziert
- Zugriffsrechte je Themenbereich sind bekannt oder lassen sich klar festlegen
Wann eher nicht
- Dokumente liegen komplett unsortiert über viele Ablageorte verteilt
- Es existieren mehrere widersprüchliche Versionen ohne erkennbare aktuelle Fassung
- Es gibt keine Vorstellung, wer auf welche Inhalte zugreifen darf
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