Warum muss ein Prozess erst dokumentiert werden, bevor er automatisiert wird?
Ein Prozess muss vor der Automatisierung dokumentiert werden, weil erst die schriftliche Erfassung aller Schritte und Ausnahmefälle zeigt, was tatsächlich passiert — ohne diese Dokumentation automatisiert man häufig nur die eigene Annahme über den Prozess, nicht den echten Ablauf.
Ein Prozess wirkt im Kopf oft einfacher, als er in der Praxis ist — erst die schriftliche Dokumentation legt die tatsächliche Komplexität offen.
Vorher/Nachher: Automatisierung der Urlaubsantragsfreigabe
Vorher wird angenommen, der Prozess bestehe nur aus „Antrag stellen, Vorgesetzter genehmigt" — bei der Umsetzung zeigt sich, dass es je nach Abteilung unterschiedliche Vertretungsregeln und eine zusätzliche Freigabe bei mehr als 5 aufeinanderfolgenden Urlaubstagen gibt.
Nachher wird der Prozess vorab mit den beteiligten Abteilungen dokumentiert, inklusive aller Sonderregeln — die Automatisierung wird direkt mit den echten Regeln gebaut, statt nachträglich korrigiert werden zu müssen.
Beispielrechnung zum Dokumentationsaufwand
Beispielrechnung: Die Dokumentation eines mittelkomplexen Prozesses mit den beteiligten Fachbereichen dauert üblicherweise 3 bis 5 Stunden; bei 45 Euro Stundensatz sind das rund 135 bis 225 Euro einmaliger Aufwand — verglichen mit den Kosten einer nachträglichen Korrektur einer bereits gebauten, aber falsch angenommenen Automatisierung ist das deutlich günstiger.
Warum dieser Schritt oft übersprungen wird
Unter Zeitdruck wirkt die direkte Umsetzung schneller als die vorgelagerte Dokumentation — in der Praxis kostet die nachträgliche Korrektur falscher Annahmen aber meist mehr Zeit, als die Dokumentation vorab gekostet hätte.
Wann eine ausführliche Dokumentation nicht nötig ist
Bei sehr einfachen, bereits vollständig bekannten Prozessen ohne Sonderregeln (z. B. eine reine Weiterleitung ohne Entscheidungslogik) ist eine ausführliche Dokumentation verzichtbar.
Wann passt es — und wann eher nicht
Wann passt es
- Der Prozess hat bekannte oder vermutete Sonderregeln und Ausnahmefälle
- Mehrere Abteilungen oder Personen sind am Prozess beteiligt
- Es gibt Zeit, den Prozess vor der Umsetzung mit 3 bis 5 Stunden Aufwand zu dokumentieren
Wann eher nicht
- Der Prozess ist nachweislich immer gleich, ohne jede Ausnahme
- Nur eine Person ist am Prozess beteiligt und kennt ihn vollständig
- Es besteht akuter Zeitdruck, der eine vorgelagerte Dokumentation praktisch ausschließt
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