Lohnt sich eine maßgeschneiderte KI-Lösung oder reicht eine Standardsoftware?
Eine Standardsoftware passt gut, wenn der zugrunde liegende Prozess weitgehend dem entspricht, wofür die Software ursprünglich gebaut wurde; eine maßgeschneiderte Lösung lohnt sich dagegen, wenn ein spezialisierter oder unternehmensspezifischer Prozess sonst nur über zeitaufwendige manuelle Workarounds in eine Standardsoftware gepresst werden könnte.
Der entscheidende Unterschied liegt darin, ob der eigene Prozess dem Standardfall entspricht, für den eine Software gebaut wurde, oder regelmäßig davon abweicht.
Wann Standardsoftware die bessere Wahl ist
Für weit verbreitete, wenig unternehmensspezifische Prozesse wie allgemeine Buchhaltung oder Standard-CRM-Funktionen ist eine etablierte Standardsoftware meist günstiger und schneller einsatzbereit als eine Eigenentwicklung.
Der Nachteil zeigt sich erst, wenn der eigene Prozess spürbar vom Standardfall abweicht und regelmäßig Workarounds nötig werden.
Vorher/Nachher: spezialisierter Angebotsprozess
Vorher bildet ein Vertriebsteam seinen spezialisierten, mehrstufigen Angebotsprozess notdürftig in einer Standard-CRM-Software ab und ergänzt fehlende Schritte manuell in Excel und E-Mail.
Nachher bildet eine maßgeschneiderte Lösung genau diesen spezialisierten Ablauf direkt ab, ohne dass zusätzliche manuelle Zwischenschritte nötig sind.
Beispielrechnung: Workaround-Aufwand bei Standardsoftware
Bei rund 100 Vorgängen im Monat und einem zusätzlichen Workaround-Aufwand von etwa 15 Minuten je Vorgang, weil die Standardsoftware den Prozess nicht vollständig abbildet, ergibt das etwa 25 Stunden monatlichen Mehraufwand.
Übersteigt dieser wiederkehrende Mehraufwand über die Zeit die Kosten einer maßgeschneiderten Lösung, spricht das für eine individuelle Entwicklung.
Was bei einer maßgeschneiderten Lösung zu bedenken ist
Eine individuelle Lösung erfordert höhere initiale Entwicklungskosten und eine laufende Wartungsverantwortung, die bei Standardsoftware beim Hersteller liegt.
Diese laufenden Kosten sollten in den Vergleich einbezogen werden, nicht nur die einmaligen Einführungskosten beider Wege.
Wann sich eine maßgeschneiderte Lösung nicht lohnt
Entspricht der eigene Prozess weitgehend gängigen Standardabläufen oder ist das Vorgangsvolumen zu gering, um wiederkehrenden Workaround-Aufwand zu rechtfertigen, ist eine Standardsoftware in der Regel wirtschaftlicher.
Wann passt es — und wann eher nicht
Wann passt es
- Der eigene Prozess weicht regelmäßig und spürbar von Standardabläufen ab
- Workarounds in der aktuellen Standardsoftware verursachen wiederkehrenden, messbaren Mehraufwand
- Es gibt Kapazität für die laufende Wartung einer individuellen Lösung
Wann eher nicht
- Der eigene Prozess entspricht weitgehend gängigen Standardabläufen
- Das Vorgangsvolumen ist zu gering, um wiederkehrenden Workaround-Aufwand zu rechtfertigen
- Es gibt keine Kapazität, eine individuelle Lösung dauerhaft zu warten
Haben Sie Fragen zum Thema?
Wir helfen Ihnen, den nächsten konkreten Schritt für Ihr Unternehmen zu finden.
Nächster Schritt
Bereit für Ihre KI-Infrastruktur?
Nextise begleitet Sie von der ersten Analyse bis zur produktiven Lösung. In 6–10 Wochen einsatzbereit.
Lassen Sie uns gemeinsam über Ihre KI-Transformation sprechen
