Muss der Betriebsrat bei der Einführung von KI beteiligt werden?

Für die rechtliche Einordnung ist entscheidend, ob ein System dazu geeignet ist, Verhalten oder Leistung einzelner Beschäftigter zu erfassen — unabhängig davon, ob eine Überwachung der eigentliche Zweck des Systems ist.

Potenziell relevant sind insbesondere die personenbezogene Erfassung von Bearbeitungszeiten, die Zuordnung von Fehlerquoten zu einzelnen Personen, die Protokollierung individueller Aktivitäten sowie Dashboards oder Kennzahlen, aus denen sich Leistungs- oder Verhaltensprofile ableiten lassen. Ein System, das ausschließlich Texte zusammenfasst oder Formulierungsvorschläge liefert, ohne personenbezogene Auswertung zu ermöglichen, ist dagegen allein aufgrund seiner KI-Funktion nicht mitbestimmungspflichtig.

Ein Unternehmen führt einen KI-Assistenten ein, der Support-Mitarbeitenden automatisch Antwortvorschläge liefert, und ergänzt dies um ein Dashboard, das für jede Person auswertet, wie viele Vorschläge übernommen oder abgelehnt wurden — ohne vorherige Betriebsvereinbarung entsteht daraus, unabhängig von der ursprünglichen Zweckbestimmung, ein Instrument, das auch zur Leistungskontrolle genutzt werden kann.

Im zweiten Fall liefert derselbe Assistent weiterhin Antwortvorschläge, das personenbezogene Auswertungs-Dashboard wird jedoch vor dem Rollout entweder auf aggregierte Team-Kennzahlen umgestellt oder über eine mit dem Betriebsrat abgestimmte Betriebsvereinbarung geregelt.

Die Abstimmung einer schlanken Betriebsvereinbarung für ein einzelnes KI-System lässt sich in der Praxis häufig mit 2 bis 4 gemeinsamen Terminen zwischen IT, HR und Betriebsrat sowie einem Abstimmungszeitraum von rund 1 bis 2 Wochen realisieren, sofern der Prozess vor dem Rollout beginnt.

Wird dieselbe Abstimmung dagegen erst nach Einwänden des Betriebsrats zu einem bereits produktiven System angestoßen, verlängert sich dieser Zeitraum in der Praxis regelmäßig deutlich, da zusätzlich Vertrauen wiederhergestellt und bereits erfolgte Datenverarbeitung nachträglich bewertet werden muss.

Die Beteiligung des Betriebsrats lässt sich am wirksamsten als Teil der Planungs- und Auswahlphase eines KI-Systems verankern, mit einer frühzeitigen Einbindung von IT, HR, Datenschutz, Legal und den zuständigen Fachbereichen.

Ein strukturierter Prozess deckt in der Regel die Definition des Use Case, die Erfassung der Systemfunktionen, die Prüfung des Personenbezugs, die Bewertung der Mitbestimmungsrelevanz, die Vorbereitung der Beteiligung sowie die Dokumentation der vereinbarten Regelungen ab, bevor das System produktiv geht.

Die Mitbestimmungsrelevanz lässt sich vorab durch gezielte Fragen eingrenzen: Werden personenbezogene Nutzungsdaten erfasst? Können Aktivitäten, Bearbeitungszeiten oder Arbeitsergebnisse einzelnen Beschäftigten zugeordnet werden? Verfügt das System über Dashboards oder Reporting-Funktionen auf Personenebene? Werden aus den Daten Leistungs- oder Verhaltensprofile abgeleitet oder für Personalentscheidungen genutzt?

Wird mindestens eine dieser Fragen mit Ja beantwortet, sollte die betriebsverfassungsrechtliche Prüfung vor dem breiten Rollout erfolgen; die Checkliste ersetzt dabei keine rechtliche Einzelfallprüfung der konkreten technischen Ausgestaltung.

Auch wenn im Einzelfall kein Mitbestimmungsrecht besteht, reduziert eine frühzeitige, transparente Information des Betriebsrats regelmäßig Nachfragen und Akzeptanzprobleme bei den Beschäftigten.

Werden Themen wie Datenschutz, Leistungsüberwachung oder Arbeitsplatzveränderungen dagegen erst nach dem Rollout adressiert, entstehen in der Praxis häufig zusätzliche Abstimmungsbedarfe, die die Einführung insgesamt verzögern.