KI im Mittelstand

Wie unterstützt KI Ingenieur- und Planungsbüros bei Ausschreibungen?

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KI kann Ingenieur- und Planungsbüros vor allem bei der Ausschreibungsvorbereitung entlasten — indem sie umfangreiche Ausschreibungsunterlagen strukturiert zusammenfasst und relevante Anforderungen markiert —, die fachliche Prüfung und finale Kalkulation bleibt weiterhin Aufgabe der Ingenieurinnen und Ingenieure.

Ausschreibungsunterlagen in Planungsbüros umfassen häufig hunderte Seiten, aus denen nur ein Teil für das jeweilige Büro tatsächlich relevant ist.

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Vorher/Nachher: Sichtung einer Ausschreibung

Vorher liest eine Projektleitung eine 150-seitige Ausschreibung komplett manuell durch, um relevante Leistungsanforderungen und Fristen herauszufiltern — rund 4 Stunden pro Ausschreibung.

Nachher fasst ein KI-gestützter Assistent die Unterlagen vor, markiert relevante Leistungspositionen und Fristen, die Projektleitung prüft und ergänzt anschließend nur noch gezielt — aus 4 werden rund 1,5 Stunden.

Beispielrechnung zur Ausschreibungsvorbereitung

Beispielrechnung: 2,5 Stunden Ersparnis je Ausschreibung bei 8 Ausschreibungen im Monat entsprechen 20 Stunden; bei 55 Euro Vollkostensatz sind das rund 1.100 Euro monatliche Kapazität — die tatsächliche Zahl hängt stark von Ausschreibungsumfang und -häufigkeit des eigenen Büros ab.

Warum die fachliche Prüfung unverzichtbar bleibt

Technische Anforderungen und Normbezüge in Ausschreibungen erfordern Fachwissen, das eine KI nicht ersetzen kann — sie kann relevante Passagen vorsortieren, aber keine verbindliche fachliche Bewertung abgeben.

Wann sich dieser Ansatz nicht lohnt

Bei sehr kurzen, übersichtlichen Ausschreibungen unter 20 Seiten ist der Zeitgewinn durch eine KI-Vorsortierung meist zu gering, um den Einrichtungsaufwand zu rechtfertigen.

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