Reicht ChatGPT oder brauchen wir eine eigene KI-Lösung?
ChatGPT eignet sich gut für gelegentliche, allgemeine Einzelfragen ohne Bezug zu internen Daten; sobald ein Prozess wiederkehrend ist, auf firmeneigenen Dokumenten oder Systemen basiert oder eine nachvollziehbare Quelle braucht, ist eine eigene, angebundene KI-Lösung in der Regel die verlässlichere Wahl.
Die Entscheidung hängt weniger von der Modellqualität ab als davon, ob eine Aufgabe wiederkehrend ist und auf firmeneigenen Informationen aufbaut.
Wofür ChatGPT in der Praxis gut geeignet ist
Für einmalige Recherchen, allgemeine Formulierungshilfen oder Fragen ohne Bezug zu internen Daten liefert ein allgemeines Chat-Tool schnell brauchbare Ergebnisse ohne Einrichtungsaufwand.
Bei wiederkehrenden Fragen zu firmeneigenen Inhalten weiß ein allgemeines Modell jedoch nichts über die eigenen Dokumente, Kunden oder Prozesse.
Vorher/Nachher: wiederkehrende Vertragsfragen
Vorher kopiert ein Mitarbeiter bei jeder Vertragsfrage relevante Passagen manuell in ein allgemeines Chat-Tool und muss dabei prüfen, ob sensible Daten eingegeben werden dürfen.
Nachher beantwortet ein eigener, an die Vertragsablage angebundener Assistent dieselbe Frage direkt mit Quellenverweis, ohne dass Daten manuell kopiert werden müssen.
Beispielrechnung: Zeitaufwand durch manuelles Kopieren
Bei 10 vergleichbaren Anfragen pro Woche und je 5 Minuten für das manuelle Heraussuchen und Einfügen relevanter Passagen ergibt das rund 50 Minuten pro Woche zusätzlichen Aufwand, der bei einer direkt angebundenen Lösung entfällt.
Der Wert steigt mit der Zahl der Mitarbeitenden, die dieselbe Art von Anfrage regelmäßig stellen.
Was bei einem allgemeinen Chat-Tool riskant ist
Werden interne oder sensible Daten in ein öffentliches Chat-Tool eingegeben, ist unklar, wo diese Daten verarbeitet und gegebenenfalls gespeichert werden — für viele Unternehmen ein Compliance-Risiko, das eine eigene, kontrollierte Lösung vermeidet.
Eine eigene Lösung erlaubt zudem, den Zugriff auf tatsächlich freigegebene Dokumente zu begrenzen.
Wann ein allgemeines Chat-Tool weiterhin ausreicht
Für seltene, allgemeine Fragen ohne Firmenbezug und ohne sensible Daten ist der Aufwand einer eigenen Lösung meist nicht gerechtfertigt.
Wann passt es — und wann eher nicht
Wann passt es
- Die Frage bezieht sich wiederkehrend auf firmeneigene Dokumente oder Daten
- Antworten sollen mit nachvollziehbarer Quelle belegt sein
- Es werden sensible oder vertrauliche Informationen verarbeitet
Wann eher nicht
- Es handelt sich um seltene, allgemeine Fragen ohne Firmenbezug
- Es werden keinerlei sensible oder vertrauliche Daten benötigt
- Der Aufwand einer eigenen Einrichtung steht in keinem Verhältnis zur Nutzungshäufigkeit
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