Wie berechne ich den ROI einer Prozessautomatisierung?
Der ROI einer Prozessautomatisierung ergibt sich aus dem Kapazitätswert der eingesparten Zeit (Prozessvolumen × Zeitersparnis pro Vorgang × interner Stundensatz) im Verhältnis zu den einmaligen Einführungs- und laufenden Betriebskosten — beide Seiten sollten getrennt und mit realen eigenen Zahlen berechnet werden, nicht mit branchenüblichen Pauschalwerten.
Eine belastbare ROI-Berechnung trennt den Kapazitätswert der eingesparten Zeit klar von den tatsächlichen Projekt- und Betriebskosten, statt beide Seiten pauschal gegenüberzustellen.
Die Formel im Kern
Der Kapazitätswert ergibt sich aus Prozessvolumen pro Monat multipliziert mit der eingesparten Zeit pro Vorgang und dem internen Stundensatz; er zeigt, wie viel Arbeitszeit durch die Automatisierung freigesetzt wird.
Diesem Wert werden anschließend die einmaligen Einführungskosten sowie laufende Kosten für Lizenzen, Betrieb und Wartung gegenübergestellt, um eine Amortisationsdauer zu ermitteln.
Vorher/Nachher: Angebotserstellung im Vertrieb
Vorher recherchiert ein Vertriebsmitarbeiter Produktdaten manuell im ERP, formuliert das Angebot in Word und trägt es anschließend ins CRM ein.
Nachher zieht ein Workflow die Produktdaten automatisch, erstellt einen Angebotsentwurf, den der Mitarbeiter nur noch prüft und freigibt.
Beispielrechnung: ROI für die Angebotserstellung
Bei 80 Angeboten im Monat und einer Zeitersparnis von rund 20 Minuten je Angebot ergibt das etwa 27 Arbeitsstunden im Monat; bei einem internen Stundensatz von 45 Euro entspricht das einem Kapazitätswert von rund 1.200 Euro im Monat.
Liegen die einmaligen Einführungskosten in einer ähnlichen Größenordnung, amortisiert sich die Automatisierung rechnerisch innerhalb weniger Monate — die konkrete Zahl hängt von echtem Volumen, Stundensatz und Projektaufwand ab und wird im Erstgespräch durchgerechnet.
Was in der ROI-Rechnung oft übersehen wird
Laufende Kosten für Wartung, Anpassungen bei Systemänderungen sowie der Aufwand für Ausnahmefälle, die weiterhin manuell bearbeitet werden müssen, werden in ersten Schätzungen häufig unterschätzt.
Eine realistische Rechnung bezieht diese laufenden Posten von Anfang an ein, statt nur die einmalige Einführung zu betrachten.
Wann sich eine Automatisierung rechnerisch nicht lohnt
Bei sehr geringem Prozessvolumen, stark schwankenden Abläufen oder wenn die Einführungskosten die eingesparte Kapazität über Jahre hinweg übersteigen, lohnt sich eine Automatisierung wirtschaftlich meist nicht — hier ist oft ein anderer Prozess der bessere erste Schritt.
Wann passt es — und wann eher nicht
Wann passt es
- Das Prozessvolumen und der Zeitaufwand pro Vorgang lassen sich konkret beziffern
- Die erwartete Amortisationsdauer liegt in einem für das Unternehmen akzeptablen Zeitrahmen
- Laufende Betriebskosten sind bereits realistisch eingeplant, nicht nur die einmalige Einführung
Wann eher nicht
- Das Prozessvolumen ist zu gering, um eine spürbare Kapazität freizusetzen
- Die Einführungskosten stehen in keinem Verhältnis zum tatsächlichen Zeitaufwand des Prozesses
- Es gibt keine verlässlichen Zahlen zu Volumen oder Bearbeitungszeit, auf denen die Rechnung aufbauen könnte
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