Digital
Erfassung direkt bei Eingang
Post wird nicht mehr nur physisch sortiert.
Nextise Business App · Verwaltung
Posteingang digital erfasst und weitergeleitet.
Eingehende Post und Dokumente werden direkt bei Eingang digital erfasst, sodass sie automatisch an die zuständige Stelle weitergeleitet werden.
Umsetzbar z. B. mit Microsoft Power Platform, Scananbindung oder individueller Entwicklung.
Wird nach Prüfung Ihres Posteingangsprozesses und Systemlandschaft festgelegtIndividuell nach Umfang und Systemanbindung
Post wird manuell sortiert und Weiterleitung an die richtige Stelle dauert unnötig lange.
Ohne digitale Erfassung wird eingehende Post physisch sortiert und intern weitergereicht, bevor sie die zuständige Person erreicht. Wichtige Fristen aus Schreiben werden dadurch teils spät bemerkt. Die Business App erfasst Post digital bei Eingang und leitet sie automatisch weiter.
Funktionen
- Eingehende Post und Dokumente direkt bei Eingang digital erfasst
- Automatische Weiterleitung an die zuständige Stelle
- Fristen aus Schreiben erkannt und gemeldet
- Anbindung an bestehende Dokumentenablage
Wirkung im Alltag
Post erreicht die zuständige Stelle direkt statt über mehrere Umwege.
Automatisch
Weiterleitung an die zuständige Stelle
Poststücke erreichen die richtige Person ohne manuelle Zwischenschritte.
Rechtzeitig
Fristen aus Schreiben erkannt
Wichtige Termine werden nicht erst spät bemerkt.
So funktioniert es
Von der physischen Sortierung zur digitalen Posterfassung.
Nextise überführt Ihren bestehenden Posteingangsprozess in eine Anwendung, die im Tagesgeschäft stabil nutzbar ist.
1
Posteingangsprozess und Poststückarten aufnehmen
Bestehende Abläufe und Zuständigkeiten je Poststückart werden erfasst.
2
Erfassung und Weiterleitungsregeln hinterlegen
Digitale Erfassung und automatische Weiterleitung werden eingerichtet.
3
Anwendung integrieren und übergeben
Die Anwendung wird an Ihre Dokumentenablage angebunden und in den produktiven Betrieb übergeben.
Eine Posterfassung, die zu Ihrem bestehenden Ablauf passt.
Ergänzt Ihre bestehende Dokumentenablage
Erfasste Post wird direkt in Ihre bestehende Ablage übernommen.
Weiterleitung bleibt nachvollziehbar
Regeln folgen Ihren tatsächlichen Zuständigkeiten je Poststückart.
Posteingangsdaten bleiben Ihr Eigentum
Erfasste Dokumente, Weiterleitungslogik und Anwendung gehören Ihnen und werden im vereinbarten Umfang übergeben.
Einsatz im Unternehmen
Eine gemeinsame Lösung für Verwaltung, Fachabteilungen und Führung.
VW
Verwaltung
Erfasst Post digital direkt bei Eingang.
FB
Fachabteilungen
Erhalten relevante Poststücke ohne manuelle Zwischenschritte.
RC
Recht/Compliance
Erkennt Fristen aus Schreiben rechtzeitig.
GF
Geschäftsführung
Erhält einen Überblick über den Posteingangsprozess.
Zugriffe folgen Ihren Rollen im Posteingangsprozess.
Vor der Umsetzung legt Nextise gemeinsam mit Ihnen fest, wer erfasste Post einsehen darf.
Rollenbasierte Zugriffsrechte
Poststücke sind nur für die zuständige Rolle einsehbar.
Nachvollziehbare Weiterleitungshistorie
Jede Weiterleitung bleibt mit Zeitpunkt und Empfänger dokumentiert.
Umgebung nach Ihrer Wahl
Daten und Anwendung laufen in der von Ihnen bestätigten Umgebung; Hosting und Zugriff bestimmen Sie.
Transparente Übergabe
Quellcode, Daten und Schnittstellen gehen im vereinbarten Projektumfang vollständig an Sie über.
Lieferumfang
- Eine auf Ihren Posteingangsprozess zugeschnittene Erfassungsanwendung
- Digitale Erfassung bei Posteingang
- Automatische Weiterleitungsregeln je Poststück
- Integration in Ihre bestehende Dokumentenablage
- Übergabe von Quellcode, Daten und Dokumentation
Voraussetzungen
- Ihren bestehenden Posteingangsprozess
- Zugang zu Ihrer bestehenden Dokumentenablage
- Zuständigkeiten je Poststückart
- Definierte Weiterleitungsregeln
Integration
- Scanner/Scan-App
- SharePoint
- Microsoft Teams
FAQ
Häufige Fragen zum digitalen Posteingang
Die wichtigsten Punkte zu Erfassung, Weiterleitung und Integration.
Poststücke werden gescannt oder fotografiert und automatisch der Anwendung zugeführt.
Der Zeitrahmen hängt vom Postvolumen und der bestehenden Systemlandschaft ab und wird vor Projektstart geprüft.
Auffällige Fristangaben in Schreiben können markiert und der zuständigen Stelle gemeldet werden.
Nein. Die Anwendung ergänzt Ihre bestehende Ablage um eine digitale Posterfassung, ohne sie zu ersetzen.
Ihren heutigen Posteingangsprozess gemeinsam prüfen
In einem Erstgespräch klären wir, welche Poststückarten zuerst digital erfasst werden sollen.
Nächster Schritt
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